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Principais 8 relatórios de gestão a integrar no software do seu restaurante

Analisamos diferentes relatórios e quais informações estes extraem, para que você possa usá-los para auxiliar na gestão do seu restaurante.

Os relatórios extraídos do software do seu restaurante são bem mais do apenas números – eles são a primeira forma de identificar problemas, economizar milhares de euros e antecipar possíveis crises.

A maioria dos sistemas de ponto de venda oferecem relatórios integrados no software de restauração. Enquanto proprietário de um restaurante, você precisa gerir o seu tempo limitado com cuidado e pode contar com a tecnologia para o ajudar. 

1. Relatório de Vendas

Começamos com o relatório aparentemente mais simples, mas que contém detalhes essenciais sobre o seu negócio. Os dados  disponíveis variam de acordo com o software que escolheu, mas enquanto gestor deve acompanhar pelo menos os seguintes aspetos:

  • Período de tempo: Esta medida é útil para detetar tendências como horários de pico, comparar vendas ano a ano ou a eficácia de uma promoção sazonal. 
  • Número de clientes: Permite saber quantos clientes recebe e qual o valor médio de gastos destes.
  • Tempo de entrega de pedidos: Controle o tempo de rotação de mesa – quanto tempo uma mesa demora para jantar do início ao fim. 
  • Vendas por colaborador: Entenda quais os colaboradores com melhor desempenho e quais podem precisar de treino extra.

A maioria dos gestores escolhe executar relatórios diários, mensais e trimestrais para ter uma perspectiva de como as vendas flutuam ao longo do tempo.

2. Relatório de Colaboradores

O painel deverá fornecer um resumo de cada um dos funcionários. À primeira vista, você pode pensar que o colaborador com o maior número de vendas é o seu melhor funcionário, mas nem sempre é esse o caso. Um bom software deve permitir cruzar as vendas líquidas, com a percentagem de vendas e os descontos que fornecem. Você pode identificar quem atendeu um largo grupo e quem manteve várias mesas com clientes satisfeitos.

Existe alguma razão pela qual dois colaboradores partilhem o mesmo turno mas alcancem números de vendas muito diferentes? Existe alguém que seja especialmente melhor a vender os pratos das entradas? Ou há alguém que demore mais tempo a levantar a mesa? 

Você pode criar, em tempo real, um relatório sobre a produtividade para ver como esta tem variado.

3. Programas de Fidelidade e CRM

Se o seu sistema POS integrar tecnologias de Gestão de Relacionamento com o Cliente e guardar as informações de contacto e o histórico de pedidos, você pode acompanhar o comportamento dos seus clientes. Utilize os relatórios para identificar quem mais visita o seu restaurante ou quem mais dinheiro gasta. 

Estude ao pormenor os seus clientes, através de uma análise detalhada, como a média de pagamentos, os dias que passaram desde a última visita e os pedidos mais requisitados, para entender melhor a experiência que está a proporcionar a cada um.

4. Relatório de Inventário

Este relatório ajuda a fornecer informações sobre os itens que estão a vender bem e outros em que a sua continuação precisa ser repensada. Este relatório pode mudar o seu cardárpio, concentrado-se não apenas nos produtos que mais vendem, como também nos que concentram a maior margem lucrativa. Isto pode garantir que a validade dos seus produtos não expira e que não faz encomendas a fornecedores em excesso. Este simples relatório ajuda-o a maximizar o espaço do seu restaurante.

5. Relatório de Anulações

O relatório de anulações é fundamental para ajudá-lo a acompanhar os colaboradores. Este mostra todos as anulações, reembolsos e descontos de determinado membro da sua equipa. 

Isto ajuda a determinar vários aspectos:

  • Se o colaborador está inadequadamente treinado no software.
  • Se o colaborador não está familiarizado com a política de descontos praticada.
  • Se o colaborador roubou.

6. Vendas por tipo de pedido

Este é um relatório simples que lhe permite saber de que forma os clientes compram. Se preferem ser atendidos no bar ou estão a pedir take-away. Você pode gerar um relatório dividido em várias categorias: take-away, entrega ao domicílio, bar ou sala de jantar.

Estas informações são valiosas. Se, por exemplo, notar um aumento na procura pelos serviços de bar, pode procurar analisar se é devido ao atendimento do seu bartender.

Quando sabe como as pessoas estão a escolher jantar no seu restaurante pode otimizar as experiências ainda mais.  

7. Mapa de Calor/Heatmap

Todos os restaurantes já tiveram momentos em que tem a sua equipa inteira de serviço, mas não existem clientes para servir. Desta forma, ficam os colaboradores a dobrar guardanapos, bartenders a limpar copos e talvez consigo perceber os gastos que têm em colaboradores que não são fulcrais.

Os relatórios heatmap ajudam a fornecer uma explicação sobre quanto dinheiro está a fazer. Use estes dados para entender melhor quais são os horários de pico para que possa trabalhar em conformidade.

Com este relatório será capaz de responder a várias questões:

  • Qual o total de vendas num determinado horário?
  • Quantas contas foram fechadas por hora?
  • Qual é o número médio por conta?

8. Vendas por item no menu

Com este relatório obtém, detalhadamente, as vendas por item de menu no intervalo de tempo definido. Ao organizar individualmente, consegue filtrar o número de vendas. Algumas das categorias que pode classificar, incluem:

  • Categoria de vendas: inclui as suas categorias básicas, como alimentos e bebidas alcoólicas, ou categorias mais exclusivas como mercadorias.
  • Categoria do menu: Qual é o volume de negócios de, por exemplo, aperitivos vs sobremesas. Em determinado momento as bebidas são consumidas em maior quantidade?
  • Percentagem de vendas: Que item contribui mais para o total de vendas?

Existem dezenas de relatórios adicionais que pode explorar no seu software. No entanto, não é o número de relatórios que o seu sistema de ponto de venda pode produzir que importa, mas sim se estão a produzir informações necessárias para administrar com sucesso o seu restaurante?

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